会议组织注意事项
一、会议筹备 1、提前 3-7 天将参会人员的资料,按每人次准备好,注意区 分参会人员的角色(如会议主持、参会领导、演讲嘉宾、参会 代表、媒体记者等) ,资料按照人员角色分别准备。 2、会议资料较多时,需要按照会议议程将会议资料按次序排 放,最好装订成册,编好页码,方便参会人员阅读。 3、角色不同需要不同的资料时,应当按照人员或单位将资料 以文件袋装好标注资料归属人员或单位,方便参会人员领取。 4、给参会人员发放纪念品或礼品等,应当与会议资料一同准 备好,置于资料文件袋中一并发放给参会人员。 (会议方案、通知、不同角色邀请函、邀请确认、赞助确认、 会议时间、地点和会场布置确认,会议资料制作、新闻通稿、 纪念品、背景素材、横幅、易拉宝,名签(铭牌) 、签到处、 大会背景板制作或投影,带电脑(含会议资料、投影灯) ,速 记、摄影摄像) (二) 、会议通知:口头通知(电话、微信、QQ 或其他)和 书面通知(快递通知、邀请函,或电子邮件发正式通知、邀请 函等) ,通知需注意: 1、通知应包含:简要的会议议程说明、参会人员构成、会议 时间、会议地点、餐饮安排等。 2、 应通过正式途径发送给参会人员, 如 OA 系统、 电子邮箱、
网站公布、函件等,如有必要可另行电话通知参会人员。 (主要领导、嘉宾名单确认;参会代表名单确认、媒体记者名 单确认、 演讲嘉宾名单和内容确认,PPT 应在会议资料制作时 收集好) (三) 、会议议程: 1、会议开始时说明流程:工作汇报(致辞、讲话、发言、演 讲) 、讨论、工作安排(小结、总结)等,应事先制作好 2、 会议时段如果是跨天, 或占用餐时间, 需考虑餐、宿问题。 (四) 、 会场布置: 1、会场应提前安排好。会场如相对隐蔽, 应事先通知参会人 2、要安排好参会人员的坐席,并放置好重要人员的铭牌,并 告知如何快速准确找到铭牌就坐。 3、安排好坐席的会场,应将会议资料袋会前摆放在坐席上。 4、需要用到视频放映或开视频会议时,要调试好会场的投影 仪、调音台、幕布、麦克风等器械。 5、注意会场环境,如温度、灯光等,按照实际情况调整好。 6、应准备好会议记录工具,如相机、摄像机、录音笔等,以 便于在会后做好会议总结工作。 (五) 、现场安排(人员入场时) : 1、 会场入口处设立接待处, 准备好签到表, 对参会人员签到, 发资料、发参会证牌。 2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。
二、会议中 (一)会议记录: 1、速记,或专职的会议记录员,记录内容会后留底。 2、安排专人摄影(摄像、录音) ,会后留底。 (二)会议服务注意事项: 1、安排专人(会议组织人员或物业人员)负责茶水服务。 2、举办大型会议或视频会议时,安排专人负责操作麦克风、 调音台、投影仪、视频设备等。 3、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。 4、可适当安排中途休息时间。 三、会议后 1、整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录,进行 备案。 2、 完成会议总结材料, 材料内容应包括: 会议议程各项内容、 主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。 3、整理完成会议总结材料后报领导审批,将审批通过的材料 分发至各参会人员遵照执行。 4、新闻发布情况和资料收集,官网发布相关文图。
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